Námořní komunikace

Jelikož loď ARGO je lodí velikou, je důležité, aby spolu jednotlivé její část spolehlivě komunikovali. V dnešních dobách k tomu hojně používáme e-maily. A protože možná není všem úplně jasné, jak e-mail používat, rozhodl jsem se napsat pár tipů, aby plavba naší lodi byla ještě plynulejší.

Předmět

Zkuste už do předmětu zprávy napsat čeho se e-mail týká. Např. „zápis z kapitanátu“ nebo „termín kapitanátu“. Pokuste se vyvarovat příliš obecným pojmenováním jako „prosba“ nebo „dotaz“.

Komu

Do položky komu píšeme e-maily těch, kteří mají na starosti vyřízení e-mailu, tedy ti, kteří mají být primárně informování a nebo od kterých se očekává odpověď. Ideálně by to měl být pouze jeden člověk, pokud zrovna něco nesvoláváte. Jedna osoba v komu odpovídá tomu, že je jasné, kdo je zodpovědný. Když je osob v komu více, snadno si každý myslí, že na to odpoví ti ostatní.

Kopie

Zadávejte adresy těch, jež chcete pouze informovat. To znamená těch, u nichž bude dobré, aby si e-mail přečetli, ale neočekává se od nich, že s tím budou něco dělat. Prostě je jen informujete.

Skrytá kopie

To samé jako kopie, akorát se to neukáže příjemci. Tedy pokud chcete informovat někoho a nechcete (a nebo to není důležité) aby to věděl příjemce. V oddíle typicky to budou odpovědi rodičům, o kterých chcete informovat někoho dalšího z kapitanátu.

Skryté kopie se dají použít i k rozeslání hromadných e-mailů. Do komu dáte sami sebe a všechny ostatní příjemce dáte do skryté kopie. To se hodí například při posílání hromadných e-mailů rodičům. Je to taková lehká ochrana před spamem a slušnost, že prvoplánově neprozrazujete ostatní e-mailové adresy (povolaní si je stejně mohou najít v adresáři) a snadno se ubráníte tomu, že někdo klikne „odpovědět všem“ a bude zásobovat celou skupinu nějakými nesmysly.

Text zprávy

Pište normálně. Piště česky, tedy s diakritikou. V delších zprávách dělejte odstavce. Dávejte si pozor ať to má hlavu a patu a příjemce se dozví vše důležité, aniž by si váš mail musel číst několikrát. Pokud odpovídáte krátce z mobilu, tak je jasné, že diakritiku nepoužijete. Tam má přednost rychlost odpovědi. Na delší maily si ale raději sedněte k počítači a věnujte jim trochu času.

Přílohy

Neposílejte hodně příloh. Neposílejte velké přílohy. Neposílejte zbytečné přílohy. Pokud je toho hodně, zabalte to do archivu a pošlete jeden soubor s archivem. Pokud je příloha velká (záleží na citu, ale řekněme více než 5-10MB), je lepší ji někam nahrát (dropbox, úschovna, google drive, ftp, cokoli..) a v e-mailu poslat pouze funkční odkaz (před odesláním si zkontrolujte funkčnost odkazu). Zbytečné jsou přílohy které jsou textové a krátké. Jeden odstavec textu nebo seznam dětí apod. je jednodušší vložit přímo do těla e-mailu. Příjemce si pak nemusí rozklikávat přílohu a vidí rovnou informace, které potřebuje.

Odpovědi

Pokud odpovídáte, odpovídejte nahoře nad poslední zprávou. Příjemce pak nemusí rolovat až dolu, aby se v dlouhé konverzaci dozvěděl co je nového a vidí aktuální stav věcí hned na prvním místě. Zkuste si vypnout různé krávovinky v e-mailových klientech, které dávají do předchozích zpráv znaky jako # apod. a činí tak předchozí konverzaci nečitelnou.

Buďte on-line

Buďte online. Máte chytré telefony, můžete si nastavit upozornění na e-maily. Během klasického pracovního dne by bylo fajn, kdybyste mohli e-maily zkontrolovat alespoň jednou denně. Nezapomeňte, že vám ve výsledku šetří čas, protože řeší spoustu věcí, nad kterými bychom se jinak museli scházet. Několikadenní čekání na odpověď je však kontraproduktivní. Odpověď se samozřejmě zpozdí, pokud po vás někdo chce něco složitějšího co musíte zjistit/zařídit, s tím se počítá. Pokud se však dohaduje pouze termín nebo je položen jednoduchý dotaz, počítá se s odpovědí do 24h, čím dřív tím líp.

Buďte ARGO!

Jste-li členem kapitanátu nebo argolity, používejte mail prezdivka@argo.in ať jsme v komunikaci pěkně jednotní.