Nakládání s osobními údaji

Shrnutí

Vaše osobní údaje držíme v databázi, jednoduše proto, abychom s vámi mohli komunikovat. Říkáme tomu adresář a přístup na webu do něj mají všichni registrovaní (i bývalí) členové.
Kromě osobních údajů ještě evidujeme docházku, bodování, plnění zkoušek, placení příspěvků a další drobnosti související s chodem oddílu.
Na akcích samozřejmě fotíme a fotky z akcí pak zveřejňujeme na webu. Členové na fotkách jsou veřejně neidentifikovaní, ale pro potřeby docházky a archivu jsou interně identifikovaní.
Píšeme také kroniky, kam lepíme i fotky.
Uchováváme i údaje o bývalých členech, protože věříme, že více než 40 letá tradice oddílu stojí mimo jiné na kontaktech s bývalými členy. Nemáme však problém na vyžádání údaje z databáze bez prodlení smazat, pokud to nenaruší náš oprávněný archivní zájem.
Pokud máte dotaz nebo problém, kontaktuje prosím navigátora sdružení, jistě vymyslíte vhodné řešení.

Identifikační údaje - zejména jméno, příjmení, datum narození, které jste nám poskytli v přihlášce, případně jste je později aktualizovali. Tyto údaje sbíráme v rozsahu nezbytném pro vaši identifikaci, jakožto člena.
Kontaktní údaje - hlavně adresa, e-mail a telefonní číslo a to nejen člena, ale v případě nezletilých i jejich rodičů; tyto informace sbíráme od vás jen za účelem efektivní komunikace mezi sdružením a jeho členy
Informace o vašem členství - členství a funkce v oddíle, informace o zaplacených členských příspěvcích, účast ve volených orgánech ARGO z.s. Informace o vaší činnosti ve sdružení - zejména účast na akcích, splněné zkoušky, bodování.
Informace o přístupech na web - zde můžou být nahrávány do počítače člena cookies, které ho identifikují, můžou být shromažďovány údaje o IP adrese, přihlášení, odhlášení a jiné aktivitě na webu.

Data jsou primárně užívána k naplnění aktivit, které jsou předmětem činnosti ARGO z.s., tedy organizaci volnočasových aktivit pro děti a mládež.
Pokud jste členy vedení ARGO z.s., jsou vaše telefonní číslo a e-mailová adresa publikovány na webových stránkách ARGO z.s.. ARGO z.s. pořizuje zápisy z akcí sdružení, včetně účasti členů.
Na akcích, které pořádá, pořizuje ARGO z.s. fotografickou dokumentaci, na které můžete být, pokud se akce zúčastníte, také zachyceni. ARGO z.s. považuje pořizování fotodokumentace za svůj oprávněný zájem jako archiv a dokumentaci aktivit sdružení.
ARGO z.s. vede kroniku své činnosti. Do této kroniky jsou zaznamenávány zápisy z akcí, včetně fotodokumentace. ARGO z.s. považuje vedení kroniky za archiv a za svůj oprávněný zájem.
ARGO z.s. vede účetnictví. kde se mohou objevit informace o vašich platbách vůči ARGO z.s.

ARGO z.s eviduje naprostou většinu údajů v internetové databázi. Přístup do databáze mají všichni členové vedení ARGO z.s., další pověření členové a správci webu. Každý člen ARGO z.s. může aktualizovat na webu své údaje. Členové vedení mohou upravovat údaje v celé databázi.
Ve fyzických kronikách, které se nacházejí většinou zamčené v klubovně a ke kterým mají přístup členové spolku.
Na papírových přihláškách, které jsou uložené v uzamykatelné skříňce v klubovně spolku a ke kterým má přístup vedení spolku.
V digitální podobě na webu jak ve veřejné části (digitální kronika, účast, fotografie), tak v neveřejné části (identifikační, kontaktní a jiné výše popsané údaje).
V účetnictví jsou platby přiřazeny k jménům členů.

ARGO z.s. ukládá osobní údaje svých členů po dobu trvání členství ve sdružení.
Veřejně přístupné kontaktní údaje na vedení ARGO z.s. na webových stránkách jsou odstraněny nejpozději do 3 měsíců po skončení vašeho mandátu
Informace o vašich členských příspěvcích a dalších finančních kontaktech jsou drženy dle platných zákonů a nařízení, tedy po dobu , kdy může být účetnictví ARGO z.s. předmětem finanční kontroly a po uplynutí této doby můžou anonymizovány a archivovány.
Databázi členů, včetně bývalých členů (jejich osobních a kontaktních údajů) a digitální a papírovou podobu kronik drží ARGO z.s. po neomezenou dobu pro účely archivace ve věci historického výzkumu. Tyto informace nejsou zpřístupňovány subjektům mimo členů ARGO z.s. a badatelů v oblasti historie. Možnost udržovat kontakt s bývalými členy považuje ARGO z.s. za svůj oprávněný zájem.

Pro činnost ARGO z.s. potřebujeme být schopni vědět kdo jste a mít možnost se s vámi spojit. Za tímto účelem od vás potřebuje vaše identifikační a kontaktní údaje.
V případě pořizování fotodokumentace, zápisů ze schůzek a kroniky ARGO z.s. považujeme zpracování informací za oprávněný zájem ARGO z.s. Při porovnání oprávněnosti zájmů ARGO z.s. a újmy, které se vám, jako členům, dostává na vašich právech, jsme vyhodnotili, že ARGO z.s. je oprávněno tyto činnosti vykonávat.

Jméno, příjmení a datum narození členů jsou předávány organizacím, které pro nás pořádají akce nebo nám umožňují využívat jejich zařízení a je nutné tyto údaje nahlásit pro jejich konání.
Státním a soukromým subjektům, od kterých čerpáme příspěvky a dotace, pokud jsou údaje nutné k důkazu o účasti na akcích.

Vaše data jsou zpracovávána transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke svým údajům, na vysvětlení, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku.
Bývalí členové ARGO z.s. mají právo, aby všechny jejich údaje byly smazány z digitální databáze. V tom případě kontaktujte vedení ARGO z.s. nebo správce webu.